Sahnehäubchen fürs Controlling

In 6 Minuten gelesen *

Bei Business Intelligence sollten wir Controller das Ruder übernehmen. Sagt Frank Deiters, der das Controlling bei Coppenrath & Wiese leitet. Seit 2012 baut er die BI in der größten Konditorei Europas Schritt für Schritt aus – und beschafft sich selbst die Daten dazu.

 

Bis 2020 erwartet die Geschäftsführung von Coppenrath & Wiese rund 20 Prozent mehr Umsatz. Ein hohes Tempo für ein Unternehmen des Lebensmitteleinzelhandels, das einen gesättigten Markt bedient.

Frank Deiters, Business Intelligence Konzeption Coppenrath & Wiese
Frank Deiters ist seit 2000 in unterschiedlichen Positionen im operativen und strategischen Controlling bei Coppenrath & Wiese tätig. Seit 2012 leitet er das Controlling.

Doch seit dem Verkauf an Dr. Oetker im März 2015 ist Coppenrath & Wiese im Aufwind. Über das Vertriebsnetz von Dr. Oetker können zukünftig neue internationale Märkte bearbeitet werden.

Ob diese Anstrengungen profitabel sind, darüber wacht das Controlling-Team. Dessen Leiter Frank Deiters sieht sich ausreichend gerüstet dafür. „Das Volumen wächst zwar, aber die Strukturen bleiben die gleichen. Das können wir bewältigen“, versichert Deiters.

Mit Strukturen meint Deiters das hauseigene BI-System, das Coppenrath & Wiese seit 2012 aufbaut. Damals waren die Geschäftsdaten noch über zahlreiche IT-Systeme verteilt, das Controlling litt unter einer unzureichenden Basis. Daher beschloss Coppenrath & Wiese, ein zentrales Data Warehouse aufzubauen und ein neues Business-Intelligence-System einzuführen.

Federführend war dabei das Controlling. Es nahm sich vor, viele unterschiedliche Themen ins BI-System zu bringen. „Wir haben viele Stellschrauben im Unternehmen, die es sich lohnt, zu prüfen. Denn nach unserer Strategie wollen wir möglichst viel unter eigener Kontrolle haben“, erörtert Deiters. „So produzieren wir fast alle Vorprodukte selbst und haben beispielsweise einen eigenen Apfelschälbetrieb und Abteilungen, die Fruchtmischungen herstellen.“

 

Coppenrath&Wiese Mettingen
Alles begann mit einer revolutionären Idee
In den 1970-er Jahren hat Coppenrath & Wiese das Schock-Frosten entwickelt: Die Produkte werden sofort nach der Herstellung bei arktischen Temperaturen eingefroren und kommen so backfrisch bei den Kunden an.
Heute liefert Coppenrath & Wiese Torten, Kuchen, Brötchen und Desserts für den Einzelhandel. Und kann als größte Konditorei Europas täglich bis zu 260.000 Sahnetorten und 3 Millionen Brötchen herstellen. Seit Mitte 2015 gehört die Coppenrath & Wiese KG mit ihren rund 2300 Mitarbeitern zur Dr. August Oetker KG.

 

Akribie bei der Konzeption von Business Intelligence

Auch heute noch verbindet Coppenrath & Wiese klassische Backtradition und Conditorhandwerk mit modernsten Herstellungsmethoden. Daher konzipieren die Osnabrücker alle Fertigungsschritte selbst – beispielsweise wenn es einen neuen Cheese-Cake oder eine neue Kuppeltorte herausbringen will.

„Es gibt Öfen, die fast hundert Meter lang sind, das ist Industriestandard“, berichtet Deiters. „Aber das Zusammenspiel, bis am Ende der Fertigungslinie eine Torte oder ein Kuchen hinauskommt, da gibt’s nur wenig von der Stange.“

Solche Erweiterungen in der Produktion erfordern einen hohen finanziellen Einsatz im Bereich Personal und Technik und laufen über ein bis zwei Jahre. Danach müssen die Maschinen beständig gewartet und für neue Produktideen immer mal wieder umgebaut werden.

Um diese große Posten zu überwachen und stimmige Auskünfte aus dem BI-System zu erhalten, konzipierte das Controlling die Berichte gemeinsam mit Produktion und Engineering. „Wir klären stets mit den Fachabteilungen: Ist der Bericht, den ihr anfragt, sinnvoll und was steuert ihr damit? Oder erstellen wir irgendetwas, weil es „nice to have“ ist?“, erläutert der Industriekaufmann und Diplom Betriebswirt.

 

Klarheit in der Diskussion um Daten erhalten

Mit diesem Vorgehen standardisiert das Controlling die wesentlichen Steuerungsinformationen und sorgt unternehmensweit für Klarheit, um effizient vergleichen zu können.

So erstellte es zur Unterstützung der Prozesse beispielsweise Berichte und Auswertungen zu Leistungsdaten, Materialverbräuchen, Abfallmengen, Ausfallszeiten und Kostenstellenkosten. Zudem stehen dem hauseigenem Engineering Projektberichte zu Investitionen und Instandhaltungen zur Verfügung.

Damit unterstützt das BI-System auch das „Conditions“ Programm, das Conditorei-Instandhaltungs-, Optimierungs- und Nachhaltigkeitssystem. Die Berichte helfen dem Produktionsleiter und den Abteilungsleitern bei der täglichen Arbeit.

 

Coppenrath & Wiese Business Intelligence Konzeption
BI-Hersteller forscht im Rennsport
Der Hersteller des eingesetzten BI-Systems Bissantz forscht mit EyeTracking, wie man Berichte optimal darstellt. Um genauer zu verstehen, wie Menschen sehen, ist Bissantz mit Hans-Joachim Stuck (links im Bild) auf die Nordschleife gegangen. Das Konzept dahinter erläutert der Kurzfilm „Rennfahrer sehen richtig, Manager noch nicht.“

 

Ein guter Controller beschafft sich selbst die Daten

Das Controlling sieht sich aber nicht nur als ein Empfänger von Daten – es recherchiert die entsprechenden Informationen selbst in den IT-Systemen.

In den Vorsystemen sind beispielsweise Daten aus Produktionsrückmeldungen, Messwerten oder der Kostenrechnung gespeichert. „Um solche Daten zu sichten, nutzen wir Self-Service-BI“, erläutert der Controller. „Danach können wir mit einem Konzept an die IT herantreten und ihnen schon sagen, in welchen Datentöpfen sie was finden und wie die Logik dahinter aussieht.“

Coppenrath&Wiese Schwarzwälder Kirsch
Trotz hohem technischen Aufwand ist vieles Handarbeit in der Conditorei. Mehr Infos finden Sie auf dem Facebook-Auftritt von Coppenrath&Wiese und auf dem Youtube-Kanal des Unternehmens.

Herauszufinden, wo Informationen liegen und wie man sie herankommt, ist laut Deiters der größte Aufwand beim Aufbau eines BI-Systems. „Doch diese Arbeit ist wichtig“, bekräftigt Deiters. „Ich muss einschätzen können, ob die Daten plausibel sind. Das geht nur, wenn ich die Prozesse kenne von der Daten-Generierung bis ins BI-System.“

Die technische Umsetzung übernimmt dann, in enger Abstimmung mit dem Controlling, die Unternehmens-IT. Sie prüft die Möglichkeiten für Nachtjobs und Automation und identifiziert Prozeduren, die im Hintergrund laufen können. „Für solche Dinge sind wir zu weit von der IT entfernt“, so Deiters. Um die Auswertung der Daten und das Erstellen von Berichten kümmert sich dann wieder das Controlling.

 

Warum Controller das Ruder übernehmen sollten

Mittlerweile sind Auswertungen für Vertrieb, Produktion, Kostenrechnung sowie Projekt- und Personalmanagement verfügbar. Parallel steht ein Cube für die Hochschätzung und Planung des Deckungsbeitrags bereit.

Zukünftig sollen auch die Daten von Einkauf und Logistik in das BI-System einfließen. Gerade die Logistik ist für ein Unternehmen, das tiefgekühlte Ware ausliefert, von einigem Belang. Daher treibt Deiters den Aufbau des BI-Systems voran. Er verspricht sich davon eine Menge wichtiger Erkenntnisse.

Aus seiner Sicht nehmen immer mehr Controller BI als ihre Aufgabe wahr und gehen auf die IT zu: „Lagert man Berichtsbau und BI an die IT oder eine andere Abteilung aus, fehlt häufig der betriebswirtschaftliche Hintergrund und es kommt zu Wildwuchs bei den Auswertungen.“

Welches BI-System Coppenrath & Wiese nutzt und wie es genau aufgebaut ist, zeigt diese Referenz von Microsoft.

 

Das Projekt im Überblick

Da die Geschäftsdaten über zahlreiche IT-Systeme verteilt waren, hat Coppenrath & Wiese ein zentrales Data Warehouse eingeführt sowie eine Business-Intelligence-Plattform aufgebaut. In enger Abstimmung mit den Fachabteilungen hat das Controlling die wesentlichen Steuerungsinformationen standardisiert und relevante Berichte geschaffen. Dabei nutzt Coppenrath & Wiese ein BI-System auf Basis von Microsoft SQL Server. Mehr dazu lesen Sie in dieser Referenz von Microsoft.

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